L’art délicat de donner un feedback difficile

Accompagner des employé.e.s n'est pas une mince affaire, surtout lorsqu’on doit aborder des sujets délicats comme un rendement ou un comportement inadéquat. Le feedback est essentiel dans ces cas-là, mais il doit être donné de manière constructive et respectueuse. Voici quelques conseils pour vous aider à naviguer dans ces eaux parfois problématiques.

Étape 1 : Préparation à la rencontre

La première étape consiste à vous préparer vous-même. Évaluez de manière objective la situation et rassemblez les faits, des exemples et des données objectives. Évitez de laisser vos émotions ou préjugés guider la conversation. Assurez-vous de vous sentir confiant.e avant la rencontre. Votre rôle, en tant que gestionnaire ou responsable RH, est de fournir un espace sécurisé pour une discussion ouverte, honnête et transparente. Un truc, assurez-vous d’avoir un objectif clair et précis de la rencontre. Cet objectif sera votre phare pour toute la durée des échanges.

Étape 2 : Choisir le bon moment et le bon lieu

La seconde étape est aussi très importante. Choisir le bon moment et le lieu de la rencontre est primordial. Une salle de réunion privée est souvent le meilleur choix pour ce genre de conversations. On évite surtout de donner des feedbacks négatifs en public, dans une rencontre d’équipe ou par courriel. Ces approches pourraient sembler impersonnelles et humiliantes. De plus, assurez-vous que vous avez suffisamment de temps pour une discussion de fond. Ici, on évite l’option à la « va vite ». On doit prendre le temps nécessaire pour réellement faire le tour de la situation.

Étape 3 : Soyez clair et précis

Utilisez des exemples concrets pour expliquer en quoi le comportement ou le rendement de l'employé.e n'est pas à la hauteur des attentes. Évitez les déclarations vagues ou subjectives, qui peuvent prêter à confusion. Expliquez l’impact que le comportement ou le rendement a sur l’équipe, l’organisation, les opérations? Faites preuve de clarté. Exprimez aussi quelles sont vos attentes. Quelles sont vos intentions.

Étape 5 : Encourager le dialogue

Après avoir exprimé vos préoccupations et vos attentes, donnez à l'employé.e l'opportunité de s'exprimer. Il se peut qu'il y ait des facteurs extérieurs affectant sa performance ou son comportement dont vous n'étiez pas au courant. Soyez à l’écoute, faites preuve d’empathie, mais ne minimisez pas pour autant l’impact que cette situation a sur l’organisation! Soyez ouvert d’esprit et à l’écoute. Faites preuve de compréhension et revoyez vos attentes au besoin. Par contre, assurez-vous que l’employé.e comprenne bien que la situation devra tout de même s’améliorer dans le temps.

Étape 6 : Établir un plan d'action

Au besoin, établissez un plan d'action en collaboration avec l’employé.e. Un plan qui permet à la personne de trouver lui.elle-même les solutions. Fixez des objectifs clairs et mesurables en collaboration avec lui.elle. Laisser l’employé.e réfléchir aux différentes solutions ou actions qu’il.elle peut mettre en place pour corriger la situation. Cela permet à l’employé.e de se responsabiliser face à la situation.

Étape 7 : Faire un suivi

L’étape ultime et trop souvent négligée est de planifier un ou des suivis. Des suivis rigoureux et réguliers démontrent le sérieux et l’importance qu’on donne à la situation et à la considération que vous portez à l’employé.e. Vous devez déplacer une rencontre de suivi? Replanifiez-la rapidement! Profitez des rencontres de suivi pour féliciter ce qui s’est amélioré et faire le point sur les prochaines étapes.

À NE PAS FAIRE ou à ÉVITER : pratiquer la méthode sandwich

Vous avez peut-être déjà entendu parler de la méthode du "sandwich" pour donner du feedback. Cela signifie commencer et terminer par des commentaires positifs, en insérant la critique au milieu. Cette méthode est souvent utilisée pour diluer le message… et c’est vraiment l’impact de cette technique. De plus, utilisée souvent, on finit par être démasqué et l’employé.e s’en rendra inévitablement compte. Cela pourra provoquer un sentiment de non-transparence et un manque d’honnêteté. Soyez direct et ne tournez pas autour du pot.

Conclusion

N'oubliez pas, le but du feedback est de permettre à la personne de savoir ce qui va bien ou moins bien, de connaître nos attentes et de lui permettre de trouver des solutions pour s’améliorer. Ce n’est surtout pas une punition.

Le feedback est un outil puissant qui, lorsqu'il est utilisé correctement, peut transformer les relations professionnelles et améliorer significativement les performances. C'est un défi, mais un défi qui en vaut la peine.

Vous ne vous sentez pas outillé.e ou assez confiant.e pour agir, n’hésitez pas communiquer avec moi ou à travailler en collaboration avec un.e consultant.e externe qui pourra vous accompagner pour votre préparation et les étapes suivantes.